I. Quy trình nhận bài viết và sơ duyệt
Bài viết là một bài nghiên cứu hoàn chỉnh được thể hiện dưới dạng một bài viết khoa học nên bao gồm đầy đủ các thành phần của bài viết khoa học. Bài viết phải được nộp trên hệ thống trực tuyến của Tạp chí theo đúng lĩnh vực của bài viết. Bài viết phải tuân thủ đúng tôn chỉ, phạm vi và thể lệ, chính sách nộp bài mà Tạp chí đã công bố;
Quy trình nhận bài viết được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Nhận bài viết từ Tác giả thông qua hệ thống nộp bài trực tuyến của Tạp chí.
Bước 2: Thông tin về việc Tạp chí đã nhận bài viết bằng email trên hệ thống nộp bài trực tuyến của Tạp chí trực tuyến (Nội dung soạn sẵn và hệ thống trực tuyến tự động điền thông tin các trường thông tin để trống).
Bước 3: Biên tập viên của Tạp chí sẽ thực hiện việc sơ duyệt bài viết đã nhận trên hệ thống trong thời gian tối đa là 5 ngày. Quá trình sơ duyệt bao gồm các nội dung sau đây:
- Về sự phù hợp với tôn chỉ, mục đích, phạm vi của Tạp chí đã được công bố;
- Về sự tuân thủ các chính sách gửi bài, phản biện, biên tập mà Tạp chí đã được công bố;
- Về sự phù hợp với thể lệ của bài viết đã được công bố (file bản thảo (độ dài, font chữ); tiêu đề, tóm tắt, từ khóa bằng tiếng Anh và tiếng Việt; bảng, hình, số liệu; trích dẫn; hình thức & các lỗi chính tả; tỷ lệ đạo văn);
- Về các thông tin cần cung cấp của Tác giả (họ tên, học hàm-học vị, nơi công tác, chức vụ, email và số điện thoại lạc), và các cam kết khác mà Tạp chí yêu cầu.
Kết quả sơ duyệt:
- Trường hợp 1: Đáp ứng đầy đủ tất cả các nội dung sơ duyệt được nêu ở phần trên, thư ký Toà soạn gửi email thông tin kết quả về việc nhận bài viết của tác giả. Thời điểm này được tính là thời gian nhận bài.
- Trường hợp 2: Nếu bài viết không đáp ứng về sự phù hợp một trong các nội dung nói trên hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin của các Tác giả, và các cam kết khác mà Tạp chí yêu cầu, bài viết sẽ không được chấp thuận nhận bài.
- Bổ sung, điều chỉnh, nộp lại: Trong trường hợp không phù hợp về thể lệ hoặc thiếu các thông tin do Toà soạn yêu cầu cung cấp, cam kết thì sẽ được thư ký Toà soạn phản hồi với nội dung đề nghị Tác giả bổ sung, điều chỉnh, nộp lại. Chu kỳ sẽ được lặp lại cho đến khi bài viết được biên tập viên hoặc thư ký Toà soạn xác nhận với Tác giả bằng email thông qua hệ thống trực tuyến của Tạp chí. Thời gian này là thời gian nhân bài chính thức được.
- Từ chối: Nếu không phù hợp với tôn chỉ, mục đích hoặc với phạm vi của Tạp chí đã được công bố; hoặc đã lập lại quy trình mà bài viết vẫn không đáp ứng được các nội dung sơ duyệt; hoặc tác giả từ chối chỉnh sửa theo yêu cầu sơ duyệt của Toà soạn.
II. Quy trình phản biện bài viết
Sau khi bài viết đã qua sơ duyệt, bài viết bắt đầu qua công đoạn phản biện.
Bước 1: Tạp chí khuyến khích các đề xuất từ phía tác giả về các chuyên gia phản biện phù hợp. Tổng biên tập phân công hoặc phân quyền cho biên tập viên chính/biên tập viên chuyên mục mời người phản biện trên cơ sở danh sách phản biện đã được Tổng biên tập phê duyệt. Thời gian phản hồi của biên tập viên và của người phản biện tối đa là 05 ngày.
Bước 2: Tạp chí thực hiện chính sách phản biện kín. Tác giả và người phản biện sẽ được ẩn danh. Các thông tin trao đổi giữa phản biện và tác giả phải thông qua trang web trực tuyến của Tạp chí. Các biên tập viên, thư ký tòa soạn sẽ theo dõi và kiểm soát quá trình này. Giai đoạn phản biện được tính từ khi người phản biện chấp nhận lời mời thực hiện công tác phản biện từ Tòa soạn. Thời gian tối đa cho một người hoàn thành một lần phản biện một bài báo là 30 ngày.
Bước 3: Sau khi có kết quả phản biện. Dựa vào đề xuất của phản biện, biên tập viên được phân quyền, hoặc Tổng biên tập quyết định kết quả bài viết với bốn lựa chọn:
- Chấp nhận bài viết mà không cần chỉnh sửa;
- Cần chỉnh sửa và nộp lại (thư ký tự theo dõi);
- Cần chỉnh sửa và nộp để phản biện lại;
- Từ chối bài viết.
Tác giả có thể theo dõi kết quả phản biện, được thể hiện trên mục trạng thái của bài viết. Đồng thời, Toà soạn sẽ gửi email về kết quả phản biện - quyết định của biên tập viên (một trong bốn lựa chọn) kèm theo các nội dung yêu cầu phải chỉnh sửa, (nếu là các lựa chọn (2), (3) và lý do từ chối nếu là lựa chọn (4)).
Bước 4:
Tác giả thực hiện việc chỉnh sửa, trao đổi với Tòa soạn:
- Chấp nhận bài viết mà không cần chỉnh sửa: Tác giả không cần chỉnh sửa.
- Cần chỉnh sửa và nộp lại: Tác giả phải thực hiện việc chỉnh sửa bài viết theo các nội dung yêu cầu trong thời gian quy định là 05 ngày. Các bản chỉnh sửa của bài viết phải kèm theo bản phản hồi/trao đổi từng điểm đối với tất cả các nhận xét của chuyên gia phản biện và Tòa soạn. Bài viết sẽ được xét duyệt bởi biên tập viên được phân quyền, hoặc Tổng biên tập để đảm bảo rằng các yêu cầu của chuyên gia phản biện và Tạp chí được đáp ứng đầy đủ.
- Cần chỉnh sửa và nộp để phản biện lại: Tác giả phải thực hiện việc chỉnh sửa bài viết theo các nội dung yêu cầu trong thời gian quy định là 05 ngày. Các bản chỉnh sửa của bài viết phải kèm theo bản phản hồi/trao đổi từng điểm đối với tất cả các nhận xét của chuyên gia phản biện và Tòa soạn.
- Từ chối bài viết: Bài báo bị từ chối trong trường hợp bài báo chưa đủ các điều kiện cấu thành một bài báo khoa học hoặc tác giả không điều chỉnh theo yêu cầu của phản biện.
Tất cả các quyết định của Tổng biên tập hoặc biên tập viên về các kết quả phản biện đều được thể hiện trên thanh trạng thái của bài viết và email thông báo đến Tác giả. Sau khi bài viết đã hoàn thành công đoạn phản biện, thanh trạng thái bài viết sẽ thể hiện “chờ biên tập”: Bài viết tiếp tục bước vào công đoạn biên tập sau phản biện.
III. Quy trình biên tập bài viết
Để nâng cao chất lượng của các bài viết, sau khi quá trình phản biện kết thúc, bài viết đã tiếp tục các công đoạn của quy trình biên tập, bao gồm: Biên tập sau phản biện và kiểm tra/soát lỗi. Để quá trình biên tập được thuận lợi và nhanh chóng hơn, Tạp chí khuyến khích các tác giả tuân thủ đúng theo các Thể lệ bài viết và Mẫu bản thảo được công bố bởi Tạp chí.
- Bước 1: Biên tập sau phản biện. Ở giai đoạn này, ngoài những yêu cầu hiệu chỉnh bài viết theo đúng thể lệ bài viết mà Tạp chí đã công bố hoặc đề nghị tác giả rà soát, chỉnh sửa để bảo đảm phù hợp tiêu chuẩn của tính tương đồng. Tác giả phải hợp tác với Biên tập viên để chỉnh sửa theo các yêu cầu của biên tập viên. Tác giả liên lạc sẽ đại diện nhóm tác giả trao đổi với Tòa soạn về các chỉnh sửa đã được thực hiện theo các yêu cầu của phản biện cũng như của Biên tập viên. Ngày gửi lại các hiệu chỉnh bài viết là ngày mà Tác giả hoàn thành việc chỉnh sửa theo tất cả yêu cầu của biên tập viên và nộp lại Toà soạn (thời gian chỉnh sửa là 05 ngày kể từ khi nhận được các nội dung chỉnh sửa từ biên tập viên).
- Bước 2: Kiểm tra/ Soát lỗi (Biên tập trước duyệt đăng và xuất bản). Tác giả cần rà soát bài viết, bảo đảm rằng bài viết đảm bảo đủ các điều kiện để duyệt đăng. Việc rà soát bản thảo cuối cùng được thực hiện trong thời gian tối đa 03 ngày (trừ một số trường hợp đặc biệt). Tác giả liên hệ đại diện nhóm tác giả chịu trách nhiệm về tính chính xác tất cả các nội dung trong bài viết cũng như thông tin các đồng tác giả.
IV. Quy trình Xuất bản bài viết
- Sau khi hoàn thành bước biên tập trước công đoạn duyệt đăng và xuất bản, bài viết tiếp tục qua công đoạn duyệt đăng và xuất bản.
- Khi các bài viết đều đủ điều kiện đăng trên Tạp chí, các bài viết sẽ được tập hợp để duyệt đăng và lên kế hoạch dự kiến xuất bản (xuất bản trực tuyến, xuất bản bản in, số đăng, số thứ tự trong bài) trình Tổng biên tập phê duyệt xuất bản. Thời gian Tổng biên tập ký duyệt đăng chính là thời gian được ghi nhận trên mục thông tin bài viết. Các bài viết sẽ được duyệt để xuất bản bản điện tử (online) trên trang web của Tạp chí ngay sau khi được duyệt đăng. Nhiều bài viết được xuất bản trực tuyến trước ngày xuất bản bản in. Trong quá trình biên tập bài viết, Tạp chí sẽ thông báo đến tác giả liên hệ thông báo qua e-mail về ngày dự kiến xuất bản trực tuyến và bản in.
- Lịch xuất bản được công bố trên trang web trực tuyến của Tạp chí.
Quy trình xuất bản Tạp chí Khoa học Yersin
